Sa diha nga nagtrabaho sa Excel, ang pipila ka mga lamesa nakaabot sa usa ka talagsaon nga kadako. Kini nagdala sa kamatuoran nga ang gidak-on sa dokumento nagdugang, usahay moabut bisan usa ka dosena ka megabytes o sobra pa. Ang pagtaas sa gibug-aton sa usa ka workbook sa Excel naggiya dili lamang sa pagdugang sa gidaghanon sa luna nga anaa sa hard disk, apan, labaw sa tanan, sa usa ka paghinay sa tulin nga pagpatuman sa nagkalainlaing mga aksyon ug proseso niini. Sa yano nga pagkasulti, sa diha nga ikaw nagtrabaho sa ingon nga usa ka dokumento, ang Excel misugod sa paghinay. Busa, ang isyu sa pag-optimize ug pagkunhod sa gidak-on sa maong mga libro nahimong dinalian. Atong tan-awon kon unsaon nimo pagpakunhod ang gidak-on sa file sa Excel.
Ang pamaagi alang sa pagkunhod sa gidak-on sa libro
Ang pag-optimize sa gipalapad nga file kinahanglan nga sa daghang mga direksyon sa usa ka higayon. Daghang mga tiggamit dili makatag-an, apan kasagaran ang excel workbook adunay daghan nga dili kinahanglan nga impormasyon. Kon gamay ang usa ka file, wala'y usa nga naghatag og espesyal nga atensyon niini, apan kung ang dokumento mahimong lisud, gikinahanglan nimo ang pag-optimize niini sa tanang posibleng mga lagda.
Pamaagi 1: pagkunhod sa gitas-on sa trabaho
Ang nagtrabaho nga gidak-on mao ang dapit diin ang Excel nakahinumdom sa mga aksyon. Kung mag-recalculate sa usa ka dokumento, ang programa nag-recalculate sa tanan nga mga selula sa workspace. Apan kini dili kanunay nga katugbang sa gitas-on nga gigamit sa user gayud. Pananglitan, ang usa ka wala'y tuyo nga gitakda nga luna sa ubos sa lamesa ang makapalapad sa gidak-on sa trabaho ngadto sa elemento diin kini nahimutang. Kini nahimong resulta sa pagkalkula pag-usab, ang Excel magproseso sa usa ka hugpong nga walay sulod nga mga selula matag higayon. Atong tan-awon kung unsaon nimo masulbad ang problema pinaagi sa ehemplo sa usa ka lamesa.
- Una, tan-awa ang gibug-aton niini sa wala pa ang pag-optimize, aron itandi kung unsa kini pagkahuman sa proseso. Mahimo kini pinaagi sa pagbalhin ngadto sa tab "File". Lakaw sa seksyon "Mga detalye". Sa husto nga bahin sa nabuksan nga bintana ang mga nag-unang kabtangan sa libro gipakita. Ang unang butang sa mga kabtangan mao ang gidak-on sa dokumento. Sama sa imong makita, sa among kaso kini 56.5 kilobytes.
- Una sa tanan, kinahanglan imong mahibal-an kung giunsa ang tinuod nga nagtrabaho nga luna sa lahi lahi sa usa nga gikinahanglan gayud sa tiggamit. Kini sayon nga buhaton. Mahimo kita sa bisan unsang selula sa lamesa ug i-type ang yawe nga kombinasyon Ctrl + End. Ang Excel molihok dayon ngadto sa katapusang selula, nga giisip sa programa ingon nga katapusan nga elemento sa workspace. Sumala sa imong makita, sa among partikular nga kaso, kini mao ang linya 913383. Tungod kay ang lamesa sa pagkatinuod nag-okupar lamang sa unang unom ka mga linya, masulti nga ang 913377 nga mga linya, sa pagkatinuod, usa ka walay pulos nga karga, nga dili lamang nagdugang sa gidak-on sa file, apan, tungod sa Ang kanunay nga pag-usab sa tibuok nga programa sa panahon sa pagbuhat sa bisan unsang aksyon, magdala ngadto sa paghinay sa trabaho sa dokumento.
Siyempre, sa pagkatinuod, ang ingon ka dako nga kal-ang tali sa aktwal nga trabaho ug sa usa ka Excel nga gikuha alang niini mao ang talagsaon, ug among gikuha ang usa ka dako nga gidaghanon sa mga linya alang sa pagklaro. Bisan pa, usahay adunay mga kaso sa diha nga ang tibuok nga luna sa usa ka habol giisip nga usa ka lugar sa trabaho.
- Aron ayuhon kini nga problema, kinahanglan nimo nga hawason ang tanan nga linya, sugod gikan sa una nga walay sulod ug ngadto sa katapusan sa sheet. Aron mahimo kini, pilia ang unang selula, nga nahimutang diha sa ubos sa lamesa, ug i-type ang key combination Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Sumala sa imong makita, pagkahuman, ang tanan nga mga elemento sa unang kolum gipili, sugod sa gitakda nga selula ug sa katapusan sa lamesa. Dayon i-klik ang sulod sa tuo nga mouse button. Diha sa giablihan nga menu sa konteksto, pilia ang butang "Pagdumili".
Daghang tiggamit ang mosulay sa pag-delete pinaagi sa pag-klik sa button. Pagtangtang sa keyboard, apan kini dili husto. Kini nga lihok nagpahid sa mga sulod sa mga selula, apan dili kini makuha sa ilang mga kaugalingon. Busa, sa atong kahimtang kini dili makatabang.
- Human kami gipili ang butang "Pagputol ..." diha sa menu sa konteksto, ang usa ka gamay nga window sa pag-abli sa cell gibuksan. Gibutang namon kini ang switch sa posisyon "String" ug i-klik ang button "OK".
- Ang tanan nga mga linya sa mga gipili nga gidak-ang giwagtang. Siguroha nga ibalik ang libro pinaagi sa pag-klik sa diskette icon sa ibabaw nga bahin sa wala nga bahin sa bintana.
- Karon atong tan-awon kon giunsa kini pagtabang kanato. Pagpili sa bisan unsang selula sa lamesa ug i-type ang shortcut Ctrl + End. Sumala sa imong makita, si Excel mipili sa katapusang selula sa lamesa, nga nagpasabot nga kini na ang katapusan nga elemento sa workspace sa sheet.
- Karon mibalhin kami sa seksyon "Mga detalye" tabs "File"aron mahibal-an kung unsa ang gibug-aton sa gibug-aton sa atong dokumento. Sama sa imong makita, kini karon 32.5 KB. Hinumdomi nga sa wala pa ang pamaagi sa pag-optimize, ang gidak-on niini 56.5 KB. Busa, kini mikunhod sa sobra sa 1.7 ka beses. Apan sa kini nga kaso, ang nag-unang nakab-ot wala bisan usa ka pagkunhod sa kabug-at sa file, apan ang kamatuoran nga ang programa wala na karon gibalhin gikan sa pag-asoy sa halos wala gigamit nga gidak-on, nga makadugang sa kadali sa pagproseso sa dokumento.
Kung ang libro adunay daghang mga palid nga imong gitrabahoan, kinahanglan nimo nga buhaton ang susama nga pamaagi sa matag usa kanila. Kini dugang makapakunhod sa gidak-on sa dokumento.
Pamaagi 2: pagwagtang sa kalabutan nga format
Ang laing importante nga butang nga naghimo sa usa ka sobra nga dokumento sa Excel mao ang pag-usab sa format. Kini mahimo maglakip sa paggamit sa nagkalainlaing matang sa mga font, mga utlanan, mga format sa numero, apan una sa tanan kini may kalabutan sa pagpuno sa mga selula nga adunay lainlaing mga kolor. Busa sa dili pa nimo ma-format ang file, kinahanglan nimo nga hunahunaon sa makaduha, ug kung kini angayan nga buhaton kini o wala kini nga pamaagi, sayon nga mahimo nimo.
Tinuod kini sa mga libro nga adunay daghan nga kasayuran, nga dunay igo nga gidak-on. Ang pagdugang sa formatting sa usa ka libro makadugang sa gibug-aton bisan sa daghang mga higayon. Busa, gikinahanglan ang pagpili sa "bulawan nga kahulogan" tali sa pagkakita sa kasayuran nga gipresentar sa dokumento ug ang gidak-on sa file, aron mapadapat ang pag-format lamang kung gikinahanglan gayud kini.
Ang laing butang nga may kalabutan sa formatting, weighting, mao nga ang ubang mga tiggamit mas gusto nga mag-format sa mga selula "nga adunay usa ka kilid." Nga mao, kini dili lamang ang lamesa mismo, kondili usab ang gidak-on nga anaa sa ilawom niini, usahay bisan hangtud sa katapusan sa panid, uban ang pagdahum nga sa diha nga ang mga bag-ong laray idugang sa lamesa, dili kinahanglan nga i-format kini pag-usab sa matag higayon.
Apan kini wala mahibal-i kon kanus-a ang mga linya nga idugang ug kon pila ang idugang, ug uban sa preliminary formatting imong himoon ang file bisan karon, nga adunay negatibong epekto usab sa gikusgon nga trabaho niini nga dokumento. Busa, kon imong gipadapat ang formatting sa mga walay sulod nga mga selula nga wala maapil sa lamesa, nan kinahanglan gayud nga kuhaon nimo kini.
- Una sa tanan, kinahanglan nimo nga pilion ang tanan nga mga selula nga nahimutang ubos sa gidak-on uban sa mga datos. Aron mahimo kini, i-klik ang gidaghanon sa unang walay sulod nga linya sa vertikal nga coordinate panel. Gipunting ang tibuok nga linya. Human nga gamiton ang mainit nga kombinasyon nga yawe nga nahibal-an na namon. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Human niana, ang tibuok nga hanay sa mga linya sa ubos sa bahin sa lamesa nga puno sa datos gipakita. Diha sa tab "Panimalay" i-klik ang icon "Tin-aw"nga nahimutang sa tape sa block sa mga himan Pag-edit. Gibuksan ang usa ka gamay nga menu. Pagpili og posisyon niini "Maayo nga mga Porma".
- Human niini nga aksyon sa tanan nga mga selula sa gipili nga range, ang pag-format matanggal.
- Sa sama nga paagi, mahimo nimong wagtangon ang dili kinahanglan nga formatting sa lamesa mismo. Sa paghimo niini, gipili namo ang mga tagsa-tagsa nga mga selula o usa ka gidak-on nga giisip nato nga pag-format nga gamay ra nga gamit, i-klik ang button. "Tin-aw" Sa tape ug gikan sa lista, pilia ang butang "Maayo nga mga Porma".
- Sumala sa imong makita, ang pag-format sa piniling han-ay sa lamesa bug-os nga gikuha.
- Human niana, kami mibalik sa kini nga range sa pipila ka mga elemento sa pag-format nga giisip nato nga angay: mga utlanan, numeric format, ug uban pa.
Ang mga lakang sa ibabaw makatabang sa pagkunhod sa gidak-on sa excel workbook ug pagpadali sa trabaho niini. Apan mas maayo nga sa sinugdanan gamiton ang pag-format lamang kung asa kini tukma ug gikinahanglan, kay sa paggahin og panahon sa pag-optimize sa dokumento.
Leksyon: Pag-format sa mga Tables sa Excel
Pamaagi 3: kuhaa ang mga link
Sa pipila ka mga dokumento, usa ka dako kaayo nga gidaghanon sa mga sumpay, gikan sa diin ang mga bili nagguyod. Mahimo usab niini nga mapahinay ang katulin sa trabaho diha kanila. Ang mga pang-eksternal nga mga sumpay ngadto sa ubang mga libro nag-impluwensya niini nga pasundayag labi ka kusganon, bisan pa ang internal nga mga sumpay adunay negatibong epekto sa katulin. Kon ang tinubdan diin ang link nga nagkinahanglan sa kasayuran dili kanunay nga bag-ohon, nga mao, makatarunganon nga ipuli ang mga address sa reperensiya sa mga selula nga adunay normal nga mga bili. Kini makadugang sa kadali sa trabaho uban sa dokumento. Imong makita kung ang link o bili naa sa usa ka espesipikong cell; mahimo ka sa pormula sa pormula human sa pagpili sa elemento.
- Pilia ang lugar nga adunay mga link. Diha sa tab "Panimalay", i-klik ang button "Kopya" nga nahimutang sa ribbon sa grupo sa mga setting "Clipboard".
Sa laing paagi, human sa pagpili sa range, mahimo nimo gamiton ang kombinasyon sa mga hot key. Ctrl + C.
- Human kami gikopya ang datos, ayaw kuhaa ang pagpili gikan sa lugar, apan i-klik kini sa tuo nga mouse nga butones. Gilusad ang menu sa konteksto. Diha niini sa block "Mga Pagpili sa Insertion" kinahanglan nga i-klik ang icon "Mga Prinsipyo". Morag usa ka pictogram nga adunay gipakita nga mga hulagway.
- Human niana, ang tanan nga mga sumpay sa piniling dapit mapulihan sa mga statistical values.
Apan kinahanglan nga hinumdoman nga kini nga kapilian sa pag-optimize sa workbook nga excel dili kanunay nga madawat. Mahimo kini gamiton lamang kung ang datos gikan sa orihinal nga tinubdan dili dinamiko, sa ato pa, kini dili mausab sa panahon.
Pamaagi 4: kausaban sa format
Ang laing paagi aron makunhuran pag-ayo ang gidak-on sa file mao ang pag-usab sa format niini. Kini nga pamaagi tingali makatabang mas labaw sa tanan nga mga butang sa pagkompromiso sa usa ka basahon, bisan pa ang gipakita nga mga opsyon sa ibabaw kinahanglan usab nga gamiton sa kombinasyon.
Sa Paglabaw, adunay daghang "lumad" nga mga format sa file - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Ang xls format mao ang base extension alang sa programa nga bersyon sa Excel 2003 ug sa sayo pa. Kini daan na, apan, bisan pa niana, daghan nga mga tiggamit ang padayon nga magamit. Dugang pa, adunay mga kaso nga kinahanglan mo nga mobalik sa pagtrabaho sa daan nga mga file nga gimugna daghang tuig na ang milabay bisan pa sa panahon sa kakulang sa modernong mga format. Wala pay labot ang kamatuoran nga daghang mga programa sa ikatulo nga partido nga wala mahibal-an kon unsaon pagdumala ang mga bersyon sa Excel nga mga ulahi nga nagtrabaho sa mga libro uban niining extension.
Kini kinahanglan nga matikdan nga ang libro nga may xls extension adunay mas dako nga gidak-on kay sa modernong analogue sa xlsx format, nga gigamit karon sa Excel isip usa nga nag-una. Una sa tanan, kini tungod sa kamatuoran nga ang mga xlsx nga mga file, sa pagkatinuod, mga compressed archives. Busa, kon imong gamiton ang ekstension sa xls, apan gusto nga makunhuran ang gibug-aton sa libro, nan mahimo kini pinaagi lamang sa pagluwas niini sa xlsx format.
- Sa pag-convert sa usa ka dokumento gikan sa xls format ngadto sa xlsx format, adto sa tab "File".
- Diha sa bintana nga giablihan, hatagi dayon og pagtagad ang seksyon "Mga detalye"diin kini gipakita nga sa pagkakaron ang gibug-aton sa dokumento mao ang 40 Kb. Sunod, i-klik ang ngalan "Save As ...".
- Usa ka bukas nga agianan ang gibuksan. Kon gusto nimo, mahimo ka nga moadto sa usa ka bag-ong direktoryo niini, apan alang sa kadaghanan nga mga tiggamit mas sayon nga ibutang ang bag-ong dokumento sa samang dapit ingon nga tinubdan. Ang ngalan sa libro, kung gusto, mahimong usbon sa "File Name" nga field, bisan dili kinahanglan. Ang labing importante sa niini nga pamaagi mao ang pagbutang sa kapatagan "Uri sa File" kahulugan "Excel workbook (.xlsx)". Human niana, mahimo nimo mapadayon ang button "OK" sa ubos sa bintana.
- Pagkahuman sa pagluwas, adto sa seksyon "Mga detalye" tabs "File", aron makita kung unsa ka daghan ang gibug-aton. Sama sa imong makita, kini karon 13.5 KB batok sa 40 KB sa wala pa ang pamaagi sa pagkakabig. Nga mao, usa lamang ang pagpreserbar sa usa ka modernong format nga nagtugot kanato sa pag-compress sa basahon halos tulo ka beses.
Dugang pa, sa paglambo adunay laing modernong xlsb format o usa ka binary nga libro. Diha niini, ang dokumento gitipigan sa binary encoding. Kini nga mga file nagtimbang bisan sa mga xlsx nga mga libro. Dugang pa, ang pinulongan diin kini gisulat mao ang pinakaduol nga paglabaw. Busa, kini nagalihok uban sa mga libro nga mas paspas kay sa bisan unsang extension. Sa samang higayon, ang basahon sa gitino nga format sa pag-andam ug ang posibilidad sa paggamit sa nagkalain-laing mga himan (pagporma, mga gimbuhaton, mga hulagway, ug uban pa) dili ubos sa xlsx format ug milapas sa xls format.
Ang nag-unang rason ngano nga ang xlsb wala nahimong default format sa Excel mao nga ang mga programa sa ikatulong partido halos dili makatabang niini. Pananglitan, kung kinahanglan mo nga ma-export ang impormasyon gikan sa Excel ngadto sa 1C nga programa, kini mahimo sa xlsx o xls nga mga dokumento, apan dili sa xlsb. Apan, kung wala ka magplano sa pagbalhin sa datos ngadto sa bisan unsang programa sa ikatulong partido, nan luwas nga makaluwas ka sa dokumento sa xlsb format. Makatugot kini kanimo sa pagpakunhod sa gidak-on sa dokumento ug pagdugang sa katulin sa trabaho niini.
Ang pamaagi alang sa pagtipig sa usa ka file sa xlsb extension susama sa usa nga among gihimo alang sa xlsx extension. Sa tab "File" i-klik ang item "Save As ...". Sa bukas nga bukas nga bintana sa uma "Uri sa File" kinahanglan nga mopili og kapilian "Paglampos sa binary workbook (* .xlsb)". Dayon i-klik ang button. "Luwasa".
Gitan-aw nato ang gibug-aton sa dokumento sa seksyon. "Mga detalye". Ingon sa imong makita, kini mikunhod ug labaw pa ug karon lamang 11.6 KB.
Summarizing, makaingon kita nga kung nagtrabaho ka sa usa ka file sa format, ang labing epektibo nga paagi sa pagpakunhod sa gidak-on mao ang pag-save sa modernong xlsx o xlsb format. Kung gigamit nimo ang mga ekstensiyon sa file, nan aron sa pagpakunhod sa ilang gibug-aton, kinahanglan nga tukmang i-configure ang workspace, kuhaa ang kalabutan nga format ug wala kinahanglana nga mga link. Makuha nimo ang labing dako nga pagbalik kon imong buhaton ang tanan niining mga lihok sa usa ka komplikado, ug ayaw limitahi ang imong kaugalingon sa usa ka kapilian.
